Arbeitsheft für Kassenprüfer

Arbeitsheft für Kassenprüfer

Die Kassenprüfung wird häufig als ein Bereich im Verein angesehen, der mit nicht all zu viel Arbeit und Verantwortung verbunden ist. Dies mag dann richtig sein, wenn die wirtschaftlichen Bereiche und das finanzielle Volumen des Vereins eher gering sind oder ein erprobter und erfahrener Schatzmeister schon alles richtet.

Es ist nur normal und darf niemanden überraschen, dass bei mehreren Millionen Vereinen in Deutschland in einigen Vereinen Unregelmäßigkeiten vorkommen. Teils vorsätzlich wie Unterschlagungen, Begünstigung Dritter zu Lasten des Vereins oder auch fahrlässig wie eine schlampige Buchführung, nicht umgesetzte Beschlüsse, nicht eingezogenen Mitgliedsbeiträge, fehlende oder nicht bezahlte Versicherungen. Oder ganz ohne Verschulden des Vorstands, wenn etwa von einem Pächter die Umsätze manipuliert wurden.

Fast immer sind diese Vorgänge mit Vermögensschäden für den Verein verbunden. Und fast immer wird, zumeist verständnisvoll aber auch mit Häme nach den Verantwortlichen für diese Vorgänge gefragt. Und das Ergebnis ist fast immer das Gleiche: Der Vorstand im Allgemeinen, der Schatzmeister im Besonderen und natürlich: Wofür haben wir denn Kassenprüfer gewählt. Zumindest werden Ersatzansprüche dann in den Raum gestellt, auf jeden fall für jeden ehrenamtlichen Kassenprüfer eine Situation, die er gerne vermieden hätte.

Es ist erfreulicherweise so, dass in den meisten Vereinen alles nach Gesetz und Satzung zugeht. Der Vorstand und die Mitglieder des Vereins fühlen sich nach unseren Erfahrungen jedoch deutlich wohler, wenn die Entlastung des Vorstand aufgrund eines fundierten Berichts von sachkundigen Kassenprüfern erfolgt.

Das „Arbeitsheft für Kassenprüfer“ führt gezielt zu einer fachgerechten und fundierten Kassenprüfung. Zunächst werden die Begrifflichkeiten wie Buchprüfung, Revision oder Kassenprüfung geklärt und dann beschreiben, wie diese sich aus dem Vereinsrecht und/oder der Satzung entwickelt.

Die persönliche Eignung eines Kassenprüfers wird abgefragt: Bin ich unbefangen oder ist der Schatzmeister mein Schwager? Bin ich unabhängig oder beziehe ich als Übungsleiter eine Vergütung, die über die Übungsleiterentschädigung hinausgeht? Ebenso sollte der Kassenprüfer sicher sein, das er unparteilich und unbeeinflusst die Prüfung durchführen kann.

Die fachliche Eignung ist dann sicher gegeben, wenn man schon als Vorstand eines Vereins gearbeitet hat und auch ein wenig oder auch mehr von Vereinsbuchführung und -steuerrecht versteht. Die letzt genannten Fähigkeiten kann man sich, nicht zuletzt auch mit Hilfe des“ Arbeitsheftes für Kassenprüfer“ , auch nach der Wahl aneignen.

Im folgenden Kapitel werden die Grundlagen des Prüfungsprozesses besprochen. Über den Soll-Ist Abgleich wird über Vergleichsprozesse, Beurteilungsprozesse zu einer empfohlen Schlussbesprechung und einem zusammengefassten Prüfungsergebnis geführt.

Über Hinweise zu einer optimalen Einbettung der Kassenprüfung in die Aufbau- und Ablauforganisation eines Vereins geht der Verfasser auf die Prüfungsmethoden ein. So ist die Jahresprüfung immer eine angekündigte, in der sowohl retrograd -von der Buchung zur Grundlage - als auch progressiv -vom Beschluss zur Umsetzung z.B. wurde die beschlossene Beitragsänderung auch durchgeführt - geprüft werden sollte. Wann kann eine Stichprobenprüfung ausreichend sein und wie kann man durch eine indirekte Prüfung viel Zeit sparen.

In dem Kapitel über die Jahresabschlussprüfung wird erläutert, wie die Gesetz- uns Satzungsmäßigkeitsprüfung durchzuführen ist. In die Prüfung ist ebenso der Rechenschaftsbericht des Vorstandes einzubeziehen, wobei es hier in erster Linie um die richtige Wertung der materiellen Aussagen geht.

Der Abschnitt über eine Prüfungsplanung ist sicher in erster Linie für größere Vereine relevant, er kann aber auch bei kleineren Vereinen zu einer effizienteren Prüfung und damit zu einer Konzentration auf das Wesentliche führen. Ein entsprechendes Formular hilft beim Einstieg in die Prüfungsplanung. Damit werden Zeit und Nerven gespart. Und letztlich führt das Arbeiten mit diesem Arbeitsheft zu einer umfassenden Prüfungsdokumentation, die für den Kassenprüfer selbst und für die Übergabe an den Nachfolger eine sichere Grundlage für das nächste Geschäftsjahr ist.

Waren die bisherigen Kapitel wichtig, die Kassenprüfung gründlich vorzubereiten und die eigenen Kenntnisse aufzufrischen folgen im Kapitel „Hinweise und Tipps zur Prüfungsdurchführung“ orientiert am Vereinskontenrahmen der Datev konkrete Hinweise, wie der Kassenprüfer bei jedem einzelnen Konto bei seinen Prüfungshandlungen vorgehen kann und auf welche Fehlerquellen er besonders achten sollte. So sollte bei den häufig nach der Anzahl der Mitglieder berechneten Verbandsbeiträgen beachtet werden, ob „Karteileichen“, dort gemeldet werden, obwohl diese seit Jahren keinen Beitrag an den Verein zahlen.

Eine „Mustergeschäftsanweisung für die Kassenprüfung“ mit einem Vorschlag zur organisatorischen Eingliederung und Aufgabenstellung der Kassenprüfer, deren Umsetzung sich die Vereine überlegen sollten, bei denen in der Satzung keine Regelungen über die Kassenprüfung vorhanden sind.

Für den der Mitgliederversammlung zu gebenden Prüfungsbericht gibt es natürlich einen Musterprüfungsbericht, in dem alle wesentlichen Berichtspunkte bereits ausformuliert sind, so dass diese so in den eigenen Bericht übernommen werden können. So wird nichts vergessen und die Aussagen können Grundlage für die Entlastung oder Nichtentlastung des Vorstands sein.

Die vielen Checklisten und Formulare, angefangen von der Prüfungsplanung per Formular oder der Musterarbeitsbogen und den Möglichkeiten, die eigenen Prüfungshandlungen direkt zu notieren machen das „Arbeitsheft für Kassenprüfer“ zu einer ausgezeichneten Grundlage für eine effiziente, fundierte und fachgerechte Kassenprüfung.